5 Azioni per Avere più Tempo e Aumentare la Produttività Aziendale

Di certo non mancano consigli e strategie per avere più tempo e aumentare la produttività aziendale.

Ma lascia che ti racconti una storia, che potrebbe essere quella di tanti Imprenditori, magari anche la tua.

La storia di tanti imprenditori

Sono un Imprenditore, mi pongo degli obiettivi importanti per la mia attività, alcune grandi cose che voglio raggiungere nei prossimi due anni.

E per i primi tre mesi di quest’anno mi immergo, a pieno regime, nel raggiungere quegli obiettivi che mi porteranno verso la mia visione.

Il tempo scorre, giorni, settimane, mesi e sto facendo tutto bene. Ho una visione chiaramente articolata, obiettivi misurabili e un solido piano d’azione su come portare a termine tutto.

Dopo tre mesi di lavoro senza sosta, ho scoperto che, sebbene avessi fatto progressi, sono ben lungi dall’essere sulla buona strada per realizzare anche la metà di ciò che mi ero prefisso e di cui avevo bisogno.

Nessun problema! Ho solo necessità di lavorare di più. Tuttavia, tra lavorare sui miei obiettivi, servire i miei clienti e fare da mentore al mio team, non ho più tempo (per la mia famiglia, i miei amici o per me). E per quel poco tempo rimasto, non ho più energie.

Può essere la storia di tanti?

Ti dico la mia, anche per esperienza vissuta, in qualità di leader, il modo più intelligente per far crescere la tua attività è lavorare di meno.

Eliminare le attività non necessarie alla tua vita professionale e semplificare quelle cose che possono liberarti tempo da utilizzare in altre aree più proficue.

Ecco 5 azioni fondamentali da mettere in atto sin da subito:

1) Elimina le riunioni inutili

La maggior parte di noi trascorre troppo tempo alle riunioni. Fai diventare tua la missione di liberare il mondo da incontri inutili.

Nella tua azienda, ogni riunione deve avere un’agenda specifica, che è più di un elenco di argomenti di discussione, uno scopo e un risultato dichiarati.

Se non si impostano in anticipo le aspettative e l’esito della riunione, le persone potrebbero non essere chiare su ciò che deve accadere per un esito positivo.

Quindi, per fare di più con meno, sii specifico sull’argomento e su chi è responsabile della partecipazione in vari modi.

2) Fai una cosa alla volta

Ho scoperto che si può diventare più produttivi se si raggruppano compiti simili.

Se devi scrivere un progetto, un messaggio, un post o qualunque tipo di lavoro, legato alla scrittura, raggruppa questi impegni in un periodo di tempo specifico.

Il framework boxing, come ho scopetto che si chiama, applica un processo specifico per fare qualcosa, definendo un quadro o “scatola”, attorno al modo in cui qualcosa dovrebbe essere fatto.

Questo snellisce il processo ed elimina gli sforzi mentali inutili di dover passare da un’attività ad un’altra, per esempio scrivere e fare una telefonata, che richiede un tempo per ritornare in focus. Questo approccio è qualcosa che puoi iniziare subito, non ti richiede un cambio di organizzazione e ti offre maggiore profondità, perché, rimanendo nel flusso, non devi perdere tempo a pensare a come affrontare una nuovo compito.

3) Elimina le decisioni non necessarie

Nel Business, la routine premia!
Ti racconto la mia vita.

• Mi alzo tra le 6:00 e le 6:30 del mattino, Studio, penso e scrivo fino alle 9:00.
• Alle 9:00 arrivano i miei colleghi e fino alle 18:30 so cosa fare al mattino e nel pomeriggio.
• Alle 18 circa sono fuori dall’ufficio per trascorrere del tempo con la mia famiglia, telefono spento.
• L’indomani lavorativo, è molto simile.

Anche se può sembrare un po’ come vivere nel film “Il giorno della marmotta”, quello che mi sento di dire è che avere abitudini e routine elimina il processo decisionale non necessario, ti consente di essere più produttivo e di avere tempo per ciò che è importante nella tua vita.

Se rendi la tua vita il più prevedibile possibile e programmi attività di qualità nel tempo che hai, ti renderai ben presto conto che potresti fare tanto in cinque ore, quanto la maggior parte delle persone potrebbe fare in otto.

4) Semplifica le attività quotidiane

Trova un modo per strutturare la tua attività in più procedure e/o sistemi possibili.

Moltissimi leader impiegano lunghe ore della loro vita per spegnere gli incendi in azienda. Questo accade per mancanza di sistemi e procedure con i quali gestire le attività giornaliere. Quando hai un sistema, il modo in cui le cose vengono fatte non è mai in discussione.

Traccia il “chi, cosa e come” di ogni attività. Puoi anche prendere nota del tempo impiegato e valutare se esistono modi più efficaci o efficienti per ottenere lo stesso risultato.

Ciò richiede un po’ di lavoro in anticipo, ma puoi risparmiare enormi quantità di tempo, lavorare meno e essere maggiormente produttivo. Può, inoltre, facilitare l’apprendimento attraverso la misurazione dei risultati e le aree di
miglioramento.

5) Smetti di lavorare tutto il tempo

Non sarai mai un Highlander. Anche Tu hai bisogno di pause.

Non importa quanto tu provi a diventare l’ultimo immortale degli Imprenditori stakanovisti. Studi ci dicono che continuare a farlo di solito porta a rendimenti sempre più decrescenti.

Quindi, fai quella passeggiata. Esci a pranzo. Trascorri del tempo ad allenarti. Oppure, come faccio io, non programmare nulla il mercoledì.

Il mercoledì è il mio giorno “jolly” in cui mi occupo di cose che emergono come imprevisti e che devono essere affrontate, oppure posso semplicemente prendermi il pomeriggio libero e godermi il tempo rilassandomi e ricaricandomi.

A volte, il segreto per fare di più non è solo ottimizzare ogni minuto, ma trovare le cose che puoi eliminare dal tuo programma. In questo modo, non solo riduci il tempo che dedichi a compiti non essenziali, ma puoi anche trovare più tempo per te stesso, come Imprenditore.

 

Per la tua Crescita Professionale

Fai Che Accada!

Marco Merangola